Nutzungsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertragsparteien

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der webbasierten Plattform PlanWell (nachfolgend „Dienst" oder „Plattform"), erreichbar unter planwell.space. Betreiber der Plattform ist der Anbieter von PlanWell (nachfolgend „Anbieter").

Mit der Registrierung, der Annahme einer Einladung oder der anderweitigen Nutzung des Dienstes erklären Sie sich mit diesen Nutzungsbedingungen einverstanden. Diese Bedingungen gelten sowohl für natürliche Personen als auch für juristische Personen, die den Dienst im Rahmen ihrer beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit nutzen.

PlanWell richtet sich ausschließlich an gewerbliche Nutzer (B2B). Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen. Verbraucher-Schutzvorschriften (z. B. Widerrufsrecht nach §§ 312 ff. BGB) finden daher keine Anwendung.

2. Leistungsbeschreibung

PlanWell ist ein webbasiertes Multi-Tenant-Tool für Organisationen zur:

• Erfassung, Bewertung, Priorisierung und Genehmigung von Projektanträgen
• KPI-basierten Projektbewertung mit konfigurierbaren Gewichtungen
• Portfolio-Controlling mit RAG-Ampelsystem (Rot/Gelb/Grün) und Fortschritts-Tracking
• Multi-Tenant-Organisationsverwaltung mit rollenbasiertem Zugriffssystem (Admin, Manager, Mitarbeiter)
• Verwaltung von Standorten, Ressourcen und Budgets auf Organisationsebene

Der Dienst wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Die konkrete Funktionalität richtet sich nach dem jeweils aktuellen Stand der Plattform. Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang jederzeit anzupassen, zu erweitern oder einzuschränken.

3. Beta-Betrieb und Entgelt

PlanWell befindet sich derzeit in einer öffentlichen Beta-Phase. Die Nutzung ist in dieser Phase kostenlos. Der Anbieter behält sich vor, nach Abschluss der Beta-Phase kostenpflichtige Tarife einzuführen.

Über eine bevorstehende Umstellung auf ein kostenpflichtiges Modell werden registrierte Nutzer und Organisationsadministratoren mit angemessener Frist (mindestens 30 Tage im Voraus) per E-Mail informiert. Bis zum Ablauf dieser Frist bleibt die kostenlose Nutzung unverändert bestehen.

Solange kein kostenpflichtiger Tarif ausdrücklich vereinbart wurde, entsteht kein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit, einen bestimmten Funktionsumfang oder Support-Reaktionszeiten.

4. Registrierung und Kontoführung

Für die Nutzung des Dienstes ist eine Registrierung erforderlich. Alternativ können Nutzer über einen von einem Organisationsadministrator versandten Einladungslink dem Dienst beitreten.

Sie sind verpflichtet:

• bei der Registrierung vollständige und korrekte Angaben zu machen
• Ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff zu schützen
• den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn Sie Kenntnis von einer unbefugten Nutzung Ihres Kontos erlangen (support@planwell.space)
• Ihre Kontaktdaten aktuell zu halten

Sie sind für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter Ihrem Konto stattfinden. Pro natürlicher Person ist jeweils ein Konto zulässig; die gemeinsame Nutzung eines Kontos durch mehrere Personen ist untersagt.

5. Organisationen und Mandantentrennung

PlanWell ist als Multi-Tenant-Plattform konzipiert. Jede Organisation bildet einen abgeschlossenen Mandanten. Organisationsdaten sind technisch voneinander isoliert und für andere Organisationen nicht zugänglich.

Der Organisationsadministrator trägt die Verantwortung für die Verwaltung seiner Organisation, einschließlich:

• der Einladung und Rollenzuweisung von Mitgliedern
• der korrekten Konfiguration von KPI-Gewichtungen, Stammdaten und Budgets
• der Sicherstellung, dass alle Mitglieder diese Nutzungsbedingungen einhalten
• der rechtmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Organisation

6. Nutzungspflichten und verbotene Handlungen

Bei der Nutzung des Dienstes ist es untersagt:

• den Dienst für rechtswidrige Zwecke oder zur Begehung von Straftaten zu verwenden
• die Sicherheit, Verfügbarkeit oder Integrität des Systems zu gefährden (z. B. durch DoS-Angriffe, Exploits, unbefugten Zugriff)
• automatisierte Zugriffe ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Anbieters durchzuführen (Scraping, Bots, automatisierte Massenabfragen)
• den Dienst weiterzuverkaufen, zu vermieten oder Dritten außerhalb der eigenen Organisation zugänglich zu machen, ohne vorherige schriftliche Zustimmung
• Inhalte einzustellen, die rechtswidrig, diskriminierend, verleumderisch oder in sonstiger Weise gegen geltendes Recht verstoßen
• andere Nutzer zu belästigen, zu bedrohen oder in ihren Rechten zu verletzen
• Urheberrechte, Markenrechte oder sonstige Schutzrechte Dritter oder des Anbieters zu verletzen
• den Quellcode des Dienstes zu dekompilieren, zurückzuentwickeln oder abzuleiten, soweit dies nicht ausdrücklich gesetzlich erlaubt ist

7. Inhalte und Daten der Nutzer

Sie behalten alle Rechte an den Inhalten und Daten, die Sie in den Dienst eingeben (Projektanträge, Beschreibungen, Kommentare, Updates etc.). Sie räumen dem Anbieter eine nicht-exklusive, gebührenfreie Lizenz ein, diese Inhalte ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung des Dienstes zu verarbeiten, zu speichern und technisch zu übermitteln.

Sie sind allein verantwortlich für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit der von Ihnen eingegebenen Daten. Insbesondere stellen Sie sicher, dass Sie berechtigt sind, personenbezogene Daten Dritter (z. B. von Mitarbeitern Ihrer Organisation) in den Dienst einzugeben, und dass hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage nach der DSGVO vorliegt.

Organisationsadministratoren, die personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter über PlanWell verarbeiten, agieren als Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Für diese Verarbeitungen steht der Anbieter als Auftragsverarbeiter zur Verfügung. Auf Anfrage wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen – bitte wenden Sie sich hierfür an support@planwell.space.

8. Verfügbarkeit und Service Level

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, übernimmt jedoch – insbesondere während der Beta-Phase – keine Garantie für einen ununterbrochenen Betrieb. Eine Verfügbarkeitsgarantie (SLA) besteht nicht, solange kein entsprechender kostenpflichtiger Tarif vereinbart wurde.

Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der Hauptnutzungszeiten (werktags 8–18 Uhr MEZ) durchgeführt. Bei vorhersehbaren Wartungsfenstern mit erheblichen Auswirkungen werden Nutzer vorab informiert.

Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Datenverluste, die durch technische Störungen, Fehler Dritter (Infrastrukturdienstleister) oder höhere Gewalt entstehen. Es wird empfohlen, kritische Projektdaten regelmäßig extern zu sichern.

9. Geistiges Eigentum

Alle Rechte an der Plattform PlanWell – einschließlich Software, Design, Marken, Logos, Texte und sonstiger Inhalte des Anbieters – verbleiben beim Anbieter oder den jeweiligen Rechteinhabern. Die Nutzung des Dienstes begründet kein Eigentumsrecht an diesen Inhalten.

Es wird lediglich ein eingeschränktes, nicht-exklusives, nicht übertragbares Nutzungsrecht an der Plattform für die Dauer der Vertragslaufzeit eingeräumt.

10. Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet uneingeschränkt für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen, sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters – insbesondere für leichte Fahrlässigkeit, mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust – ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Dies gilt insbesondere für:

• Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit der durch Nutzer eingegebenen Daten
• Schäden durch fehlerhafte Projektbewertungen oder KPI-Konfigurationen
• Ausfälle oder Fehler der eingesetzten Drittanbieter-Infrastruktur (Clerk, Convex, Vercel)
• Unbefugten Zugriff auf Konten infolge unzureichender Sicherung der Zugangsdaten durch den Nutzer

Da der Dienst derzeit kostenlos bereitgestellt wird, ist die Haftung des Anbieters auf Fälle von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit beschränkt.

11. Kündigung und Kontolöschung

Kündigung durch den Nutzer: Sie können Ihr Konto jederzeit ohne Angabe von Gründen löschen. Organisationsadministratoren können ihre Organisation und alle damit verbundenen Daten jederzeit löschen. Nach der Löschung werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung innerhalb von 30 Tagen entfernt.

Kündigung durch den Anbieter: Der Anbieter behält sich das Recht vor, Konten oder Organisationen ohne vorherige Ankündigung zu sperren oder zu löschen, wenn:

• ein schwerwiegender oder wiederholter Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen vorliegt
• der Verdacht auf rechtswidrige Nutzung besteht
• die Sicherheit oder Integrität der Plattform oder anderer Nutzer gefährdet wird

Bei einer ordentlichen Einstellung des Dienstes werden registrierte Nutzer mit einer Frist von mindestens 30 Tagen per E-Mail informiert und erhalten die Möglichkeit, ihre Daten zu exportieren.

12. Änderungen der Nutzungsbedingungen

Der Anbieter behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen zu ändern. Über wesentliche Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail und/oder durch einen deutlichen Hinweis innerhalb des Dienstes mit einer Frist von mindestens 14 Tagen vor Inkrafttreten informiert.

Widerspricht ein Nutzer den geänderten Bedingungen nicht innerhalb dieser Frist und nutzt den Dienst weiter, gelten die geänderten Bedingungen als akzeptiert. Im Falle eines Widerspruchs steht dem Nutzer das Recht zur Kündigung zu.

13. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von PlanWell wird in unserer Datenschutzerklärung ausführlich beschrieben.

Organisationen, die personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter über PlanWell verarbeiten, sind als Verantwortliche im Sinne der DSGVO verpflichtet, eine geeignete Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sicherzustellen. Der Anbieter stellt auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zur Verfügung.

14. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters. Dies gilt ausschließlich im Verhältnis zu Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.

15. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

16. Kontakt

Bei Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen oder zur Plattform wenden Sie sich an: support@planwell.space