Hilfe & Anleitung

Verantwortlich für die Organisation als Ganzes. Konfiguriert das System und passt die Bewertungslogik an die Strategie an.

• Mitglieder einladen, Rollen ändern, entfernen
• Standorte, Stammdaten und KPI-Gewichtungen pflegen
• Papierkorb verwalten und Projekte endgültig löschen
• Alle Anträge einsehen, bewerten und ihren Status setzen

Bewertet Anträge, vergibt KPI-Scores und entscheidet über Genehmigung und Aktivierung. Kennt das Controlling, hat aber keinen Zugriff auf die System-Konfiguration.

Mitarbeiter sind die Antragsteller und werden nach Genehmigung automatisch zu Projektleitern ihrer eigenen Projekte. Sie reichen Ideen ein, pflegen den Fortschritt aktiver Projekte und legen Meilensteine, Risiken, Dokumente und Abhängigkeiten an. Anträge anderer Personen sehen sie nicht. Auf das Controlling-Dashboard haben sie nur insoweit Zugriff, als ihre eigenen aktiven Projekte dort auftauchen.

Die erste Person, die eine Organisation in PlanWell anlegt, wird automatisch Admin. Alle weiteren Mitglieder erhalten ihre Rolle bei der Einladung. Admins können Rollen jederzeit im Mitglieder-Bereich anpassen.

Berechtigungen werden serverseitig auf jeder Anfrage geprüft, nicht nur in der UI. Versteckte Buttons sind also nicht der einzige Schutz. Außerdem ist jede Organisation ein abgeschlossener Tenant: selbst Admins sehen nichts aus anderen Organisationen.

Das Antrags-Dashboard ist der Eingang für Manager und Admins. Zwei Tabs trennen die Sichtweise:

Tab Gesamt

:

Kennzahlen für offene Anträge, laufende Projekte, durchschnittlichen Score und neue Anträge dieser Woche. Darunter die Ressourcenauslastung für Mitarbeiter und Budget über die gesamte Organisation hinweg.

Tab Nach Standort

:

Dieselben Kennzahlen, aber pro Standort aufgeschlüsselt. Projekte mit mehreren Standorten werden anteilig auf alle beteiligten Standorte verteilt.

Im unteren Bereich findet sich eine Tabelle aller laufenden Projekte. Filter wirken auf Standort, Budget, Mitarbeiter, Kategorie, Abteilung und Dauer in Wochen. Die Tabelle bleibt zwischen den beiden Tabs konsistent.

Sobald ein Antrag von einem Manager auf Aktiv gesetzt wird, taucht er automatisch im Controlling auf. Pausierte Projekte verschwinden temporär. Abgeschlossene und abgelehnte verschwinden dauerhaft, bleiben aber in der Antragsübersicht und im Papierkorb auffindbar.

RAG-Ampel

Der Projektleiter setzt die Ampel bei jedem Update selbst. Manager und Admins lesen sie, ändern sie aber nicht direkt.

Updates kommen vom Projektleiter und enthalten Fortschritt in Prozent, Ist-Kosten, eingesetzte Mitarbeiter, RAG-Status und einen Statuskommentar. Das jeweils neueste Update gilt als aktueller Stand. Alle älteren bleiben als Historie erhalten und sind im Detail-View nachvollziehbar.

Karten- und Tabellenansicht

:

Die Projektliste lässt sich umschalten. Beide Ansichten zeigen Fortschritt, Budget-Abweichung, Ressourcenbedarf und Restlaufzeit zur Deadline.

Hervorhebung kritischer Projekte

:

Projekte mit RAG-Status Rot werden am Ende der Seite immer separat hervorgehoben, unabhängig davon, was gerade gefiltert ist.

Auswertungs-Charts

:

Eine zusätzliche Chart-Sektion zeigt RAG-Verteilung, Fortschritt nach Kategorie, Deadline-Risiko, Budgetauslastung und Ressourceneinsatz auf einen Blick.

Der Kalender bietet zwei Sichten auf dieselbe Datenbasis. Die Farbe eines Projekts entspricht in beiden Ansichten dem RAG-Status. Grau bedeutet, dass noch kein Update existiert.

Monatsansicht

:

Projekte als farbige Balken über ihre Laufzeit im Monatsraster. Gut geeignet, um zu sehen, was in einem bestimmten Monat parallel läuft.

Timeline / Gantt

:

Horizontale Gantt-Darstellung über mehrere Monate. Eine rote Linie markiert den heutigen Tag. Per Scrollbar lässt sich nach links und rechts navigieren.

In beiden Ansichten wechseln Pfeile und der Heute-Button den angezeigten Zeitraum.

KPI-Bewertung

Manager bewerten jeden Antrag mit 1 bis 5 in sechs KPIs: Strategischer Fit, Erwarteter Nutzen, Aufwand & Kosten, Risikolevel, Dringlichkeit und Ressourcenverfügbarkeit. Aus den Werten und den hinterlegten Gewichtungen entsteht automatisch der Gesamtscore zwischen 0 und 100. Die Slider lassen sich auch nach erster Bewertung jederzeit nachjustieren, der Score aktualisiert sich live. Wie sich die Gewichtungen anpassen lassen, steht im Abschnitt Score-Farben & KPIs.

Aktivieren in drei Schritten

1. 1Manager öffnet einen genehmigten Antrag und klickt auf Aktivieren.
2. 2PlanWell prüft, ob mindestens 3 Meilensteine angelegt sind. Wenn nicht, blockiert die Aktivierung mit einem Hinweis.
3. 3Beim Aktivieren werden Startdatum (heute) und geplantes Enddatum (Start plus Dauer in Wochen) automatisch gesetzt. Der Antrag erscheint sofort im Controlling-Dashboard und im Kalender.

Aktive Projekte können bei Ressourcenkonflikten in den Status Pausiert verschoben und später wieder aktiviert werden. Pausierte Projekte belegen keine Ressourcen mehr und tauchen nicht im Controlling-Dashboard auf. In der Antragsübersicht bleiben sie sichtbar, ihr bisheriger Fortschritt geht nicht verloren.

Ein neuer Antrag entsteht in zwei Schritten:

1. 1Entwurf speichern. Pflichtfelder müssen nicht alle gefüllt sein. Der Antrag bleibt nur für den Ersteller sichtbar und kann beliebig oft bearbeitet oder gelöscht werden.
2. 2Einreichen. Erst jetzt prüft PlanWell die Pflichtfelder. Der Status wechselt auf Eingereicht, der Antrag wird für Manager und Admins sichtbar und die Stammdaten sind ab diesem Zeitpunkt schreibgeschützt.

Entwurf vs. Eingereicht

Mitarbeiter haben hier einen kompakten Überblick über alles, was sie selbst eingereicht haben oder gerade als Projektleiter pflegen.

Meine Anträge

:

Alle eigenen Anträge mit Status, Score und Einreichdatum. Entwürfe lassen sich direkt aus der Liste heraus bearbeiten.

Fortschritts-Update

:

Bei aktiven eigenen Projekten lassen sich Fortschritt in Prozent, bisherige Kosten, eingesetzte Mitarbeiter, RAG-Status und ein Statuskommentar eintragen.

Update-Historie

:

Alle bisherigen Updates bleiben als Verlauf erhalten. Das neueste Update gilt stets als aktueller Stand.

So entsteht der Gesamtscore

Jeder der sechs KPIs wird mit 1 bis 5 bewertet. Aus den Einzelwerten und den hinterlegten Gewichtungen ergibt sich automatisch ein Gesamtscore zwischen 0 und 100. Die Formel: Σ (Wert × Gewichtung) ÷ 5 × 100. Bei invertierten KPIs wird vorher (6 − Wert) gerechnet, damit ein hoher Aufwand oder ein hohes Risiko den Score senkt.

Gewichtungen sind anpassbar

Die Standard-Gewichtungen unten sind ein Vorschlag, kein Gesetz. Admins können die Prozentwerte aller sechs KPIs im Adminbereich unter KPI-Gewichtungen frei verschieben. Nur eine Regel: Die Summe muss exakt 100% ergeben.

Was eine Anpassung bewirkt

Wird eine Gewichtung geändert, wird der Gesamtscore aller bereits bewerteten Anträge sofort neu berechnet. Anträge können dadurch in der Reihenfolge nach oben oder unten rutschen. Die Einzelbewertungen (1 bis 5) bleiben unverändert.

Im Dokumente-Tab eines Projekts sammeln sich alle relevanten Dateien an einem Ort.

Hochladen

:

Dateien per Drag & Drop oder über die Datei-Auswahl. Während des Uploads zeigt ein Fortschrittsbalken den Status an.

Suchen & filtern

:

Dokumente lassen sich nach Dateiname durchsuchen und nach Typ filtern (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bild).

Herunterladen & löschen

:

Jedes Dokument lässt sich herunterladen. Löschen darf nur der Hochladende, ein Manager oder ein Admin.

Limits

Meilensteine strukturieren ein Projekt in zeitliche Etappen und sind zugleich die Voraussetzung dafür, dass ein Antrag aktiviert werden kann.

Lebenszyklus eines Meilensteins

1. 1Anlegen. Im Meilensteine-Tab eines Projekts mit Titel und Fälligkeitsdatum erstellen.
2. 2Bearbeiten. Bestehende Meilensteine sind jederzeit editier- und löschbar.
3. 3Erledigen. Über die Checkbox als erledigt markieren. Geht nur bei aktiven Projekten. Erledigungs-Datum und -Person werden automatisch protokolliert.

Die horizontale Timeline visualisiert alle Meilensteine eines Projekts. Diamant-Marker, ein Heute-Marker und Monatsbeschriftungen geben Orientierung. Überfällige Meilensteine werden rot hervorgehoben, erledigte mit einem Haken angezeigt.

Im Risiken-Tab eines Projekts werden Risiken mit Titel, Beschreibung, Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung erfasst. Wahrscheinlichkeit und Auswirkung sind jeweils niedrig, mittel oder hoch. Aus beiden Werten berechnet PlanWell automatisch die Priorität.

Status

Die Risiko-Matrix zeigt alle Risiken eines Projekts in einem 3×3-Grid aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Die Farbskala reicht von grün (niedrig) bis rot (kritisch). Hover zeigt die einzelnen Risiken pro Zelle.

Über die Mehrfachauswahl auf der Projekt-Detailseite lassen sich andere Projekte derselben Organisation als blockierend markieren. Änderungen werden mit Speichern übernommen.

Zwei Richtungen

Blockiert durch

:

Projekte, von denen dieses Projekt abhängt. Diese müssen abgeschlossen sein, bevor sinnvoll weitergearbeitet werden kann.

Blockiert

:

Projekte, die auf den Abschluss dieses Projekts warten. Reine Lese-Information, lässt sich von hier aus nicht ändern.

Abgeschlossene Abhängigkeiten erhalten einen grünen Haken. Offene Abhängigkeiten werden mit einer gelben Warnung markiert, damit auf einen Blick sichtbar ist, was noch hängt.

KPI-Bewertung

Über den Button Robin fragen auf der Antrag-Detailseite schlägt Robin alle sechs KPI-Werte mit kurzer Begründung pro KPI vor. Die Bewertung berücksichtigt die Antragsbeschreibung, die hinterlegten Organisations-Ziele und historische Daten ähnlicher Projekte (gleiche Kategorie, Abteilung oder Standort). Während Robin analysiert, gehen die Slider in den Ladezustand. Jeder einzelne Wert ist danach manuell überschreibbar.

Pause-Advisor

Beim Aktivieren eines Projekts mit zu wenig freien Mitarbeitern oder zu wenig Restbudget analysiert Robin die laufenden Projekte am gleichen Standort und schlägt vor, welches pausiert werden sollte. Ausgegeben werden ein Vorschlag samt Begründung, ein Tradeoff-Score und eine Risiko-Einschätzung in den Stufen niedrig, mittel oder hoch. Der Manager entscheidet trotzdem selbst. Robin pausiert nichts automatisch.

Auto-Updates

Robin schreibt System-Einträge in die Update-Historie, wenn Statusänderungen unvermeidlich sind. Beispiel: Wird ein Risiko auf Eingetreten gesetzt, erzeugt Robin automatisch ein Projekt-Update mit RAG-Status Rot und einer Begründung, die auf das eingetretene Risiko verweist. So bleibt der Eskalationspfad nachvollziehbar.

Der Papierkorb ist ausschließlich für Admins zugänglich und sammelt alle archivierten Projekte. Er trennt zwei verschiedene Arten des Löschens.

1. 1Archivieren. Projekte werden weich gelöscht und landen im Papierkorb. Sie tauchen weder im Controlling-Dashboard noch im Kalender auf, sind aber wiederherstellbar.
2. 2Wiederherstellen. Ein archiviertes Projekt kehrt in seinen vorherigen Status zurück und ist sofort wieder in den Listen sichtbar.
3. 3Endgültig löschen. Irreversibel. Zur Sicherheit muss der genaue Projekttitel in einem Bestätigungsdialog eingegeben werden.